Det är oreda som möter en när man stiger in i arkivet där före detta Pojo kommuns handlingar är samlade. Högar av papper och mappar är travade på bord och allt är täckt av ett lager av damm.
Här spenderade historikern och forskaren Matias Kaihovirta en hel del tid när han samlade in material till sin senaste bok om Pojo kommuns historia.
Samtidigt som han njöt av att botanisera bland historiska dokument, så blev han både uppgiven och ledsen över att staden har låtit arkivet förfalla på det här sättet.
– Var och en förstår ju att det inte är så här som historiskt värdefullt material ska förvaras, säger han.
Handlingar riskeras bli förstörda
De handlingar som är från Pojo kommuns tid är i en rätt bra ordning, men då Raseborg bildades år 2009 blev det bråttom att tömma kommunhuset.
Det resulterade i att en massa saker stuvades ner i byggnadens källare, där arkivet fortfarande finns. Och sedan dess verkar ingenting ha gjorts för att reda upp lokalen.
– Det är problematiskt eftersom de handlingar som finns här tar skada. Alla papper och föremål lider av att de inte tas hand om på rätt sätt, säger Matias Kaihovirta.
Materialet som bevaras i arkivet är viktigt eftersom det är en del av den historia som skapar vår identitet och vårt kulturarv. Det här är inte enbart relevant för historiker och forskare, utan också för samhället i största allmänhet, understryker Kaihovirta.
Han drar paralleller till Ryssland, som förbjuder sina egna medborgare att besöka arkiv. I Ukraina bombar Ryssland bibliotek och arkiv för att på det sättet försöka utradera den ukrainska identiteten.
– I vårt land tycks vi stället låta våra arkiv förfalla. Det är lika illa, eftersom vi i så fall själva förstör vårt kulturarv, säger han.
Insikt och resurser saknas
Matias Kaihovirta hoppas att Raseborg har en plan för hur arkiven i staden ska skötas.
Dels är det viktigt att arkivmaterialet ska vara så tillgängligt som möjligt. Dels finns det känsligt material om invånare som borde ses över så att vem som helst inte kommer åt dokumenten.
Det viktiga är att det finns en idé om hur allt arkivmaterial ska bevaras för framtiden, säger Kaihovirta.
– Det verkar inte finnas en klar uppfattning hos beslutsfattare och tjänstemän om hur man ska hantera de här sakerna. Framför allt verkar det som om det saknas resurser, konstaterar han.
Staden saknar en arkivbildningsplan
Raseborgs stad har runt fem hyllkilometer arkivmaterial. Den som ska sköta om allt det här är Martin Josefsson, som är stadens arkivsekreterare.
I praktiken är det en omöjlig uppgift.
– Jag hinner med ungefär 30 procent av det som borde göras. De senaste åren har jag i princip bara hunnit sköta kundärenden, säger han.
Det betyder att han i stort sett bara tar emot material utan att hinna katalogisera det. För tillfället finns det runt 125 hyllmeter material som har blivit liggande okatalogiserat.
Martin Josefsson hanterar runt 500 kundärenden per år. Ungefär 75 procent av dem handlar om interna kunder, det vill säga stadens tjänstemän som behöver olika dokument för att bereda ärenden. Externa ärenden kan variera från adoptionsfrågor till släktforskning.
Ett stort problem är att Raseborgs stad saknar en arkivbildningsplan, trots att det har varit lagstadgat sedan år 1994.
En sådan plan ska bland annat innehålla information om vem som skapat en handling, årtal, innehåll, när material ska förstöras och om det är hemligt eller offentligt.
Avsaknaden av planen gör det svårare för arkivsekreteraren att sköta sitt jobb.
– Nu har det gått drygt 30 år och staden har fortfarande ingen arkivbildningsplan. Det går inte att jobba vidare även om det skulle finnas resurser. Vi har målat in oss i ett hörn, säger Josefsson.
Problemet är inte unikt för Raseborg, utan rätt vanligt runt om i Finland. I Raseborg har arkiven blivit hängande efter att de tidigare kommunerna har slagits samman. Och ju längre tiden går, desto besvärligare blir det att åtgärda situationen.
Martin Josefsson jämför situationen med den globala uppvärmningen: problemen märks först årtionden efter att man gjort fel.
– Och sedan blir det både dyrt och kräver massor av arbete för att åtgärda problem som startade för länge sedan.
Arkiven är inte tillgängliga
Josefsson började som arkivsekreterare i Raseborg för fem år sedan. Efter tre månader på jobbet började han skapa en egen databas för allt material. Men den har blivit liggande eftersom han inte har tid att jobba vidare på den.
Det är synd eftersom det innebär att arkivmaterialet inte är så tillgängligt som det kunde vara. Martin Josefsson uppskattar att det finns tusentals människor som kunde vara intresserade av att ta del av det.
Därför skulle han gärna se att staden satsade också på sina arkiv, precis som man gör satsningar på till exempel musik och idrott.
– Skulle folk veta hur mycket intressant information som det finns i arkiven, så hade vi haft betydligt fler besökare. Samtidigt är jag försiktig med att göra reklam eftersom jag inte skulle hinna sköta om alla kunder.
De senaste åren har Raseborgs stad satsat på att modernisera byggnadstillsynens arkiv genom att årligen scanna in gamla pappersarkiv. Det innebär alltså att gamla pappersarkiv scannas in under åren 2023–2025. Efter det är arkiven är digitalt lagrade och sökningen kan göras digitalt.
Åren 2023 och 2024 har staden satsat 200 000 euro och för år 2025 finns 150 000 euro reserverat för detta.
Privata föreningar vill hjälpa
En av dem som åtminstone delvis har en lösning på tillgänglighetsproblemet är Kim Björklund.
Han är ordförande för föreningen Gardberg center som driver lokalarkivet Arresten i Karis centrum. Där finns också Pojo lokalhistoriska arkiv, som drivs av Fiskars hembygdsförening, där Björklund är vice ordförande.
Björklund drömmer om att en del av materialet från arkiven i Pojo och Björknäs kunde flyttas till Arresten, så att folk lättare skulle komma åt det. I Björknäs finns nämligen arkivmaterial från Karis stad och Karis köping.
Det skulle handla om ett samarbete med Raseborgs stad. Staden skulle fortfarande äga själva materialet medan föreningen skulle stå för lokal och personal, som sköter materialet och betjänar dem som vill ta del av det.
– Om materialet inte är tillgängligt så är det passivt och bara ligger någonstans. Det är ju ett odiskutabelt värde i att det förflutna bevaras, vi blir mycket fattigare om vi inte har med oss det när vi går vidare i tiden, säger Kim Björklund.
Men Martin Josefsson är inte helt övertygad om att det här är en lösning. Är det bättre att man delar upp arkivmaterialet i flera små arkiv, eller skulle det vara mera ändamålsenligt att allt finns samlat på ett som samma ställe, frågar han sig.
– De finns nog ingen annan bra lösning på det där än att man scannar och gör materialet tillgängligt på webben, konstaterar han.
Det som i alla fall är klart är att det behövs mer resurser för att få ordning på allt arkivmaterial.
– Det är ett så stort jobb att det inte går att göra hastigt. Man har försummat det här helt enkelt, sammanfattar Martin Josefsson.
