Det handlar inte så mycket om vilka ord man väljer, det är hur man formulerar sig som göra byråkratiska texter lätt- eller svårlästa. Det säger Eivor Sommardahl, expert i myndighetsspråk vid Institutet för de inhemska språken.
Oberoende vilken bakgrund mottagaren har så borde texter alltid skrivas så att mottagaren förstår textens innehåll, säger Sommardahl - speciell terminologi kan användas när texten riktas till experter, men då målgruppen är allmänheten fungerar det inte.
- Man ska komma ihåg att invånare som tar emot texten kan vara vem som helst, med vilken bakgrund som helst.
Men myndighetstexter är ofta krångliga att förstå - så krångliga att också kommunalpolitiker ibland kan ha svårt att hänga med. En av orsakerna är att företeelserna som beskrivs i texterna ofta är komplicerade.
- Då borde man fundera noggrant på vilka fakta som ska lyftas fram. Det handlar inte alltid om språket som sådant, utan det handlar om hur man presenterar sitt ämne. Ur mottagarens synvinkel är det viktigaste att dörrarna öppnar sig, så att man orkar läsa vidare. Det viktigaste först, säger Sommardahl.
Projekt för klarare myndighetsspråk
Den andra orsaken handlar om tradition. I Finland skrivs myndighetstexter helt enkelt på ett visst sätt, eftersom modeller för alternativ saknas. För att råda bot på det har Institutet för de inhemska språken startat ett handlingsprogram för klarare myndighetsspråk.
- Här kan vi ge goda råd och anvisningar för hur man borde skriva. Vi vill uppmana till att fundera på processen - hur produceras texter i den egna organisationen, vem har ansvar och hur ser översättningsprocessen ut? Varje tjänsteman kan också själv fundera: hur kan jag skriva bättre, hur kan jag tänka mera på läsaren?
Men för att bryta en tradition räcker inte bara att ge anvisningar åt de som författar texter. Det krävs en attitydförändring, säger Sommardahl.
- Vi hoppas att vår kampanj ska visa att det går att skriva på ett annat sätt, och att det inte bara är för mottagarens skull utan också för skribentens.
Artikeln är en del av Yle Huvudstadsregionens satsning #BättreByråkrati, där vi tar upp och granskar byråkratin i sömmarna. Läs även de övriga artiklarna i satsningen:
Jonas Blomqvist: Den man älskar, byråkratiserar man
Den förbannade byråkratin!
Pappershelvete av att anställa en arbetslös
Brevväxling är uppfinnarens vardag
Politiker: Bort med byråkratiskan!
De små detaljerna gör krögarlivet krångligt
