Det är glädjande att ha svart på vitt att byggnadstillsynen i Raseborg inte gjort några större olagligheter. Det finns vissa brister, men det är ingen nyhet, säger stadsjurist Leila Andersin om specialrevisionen av byggnadstillsynen.
BDO Bolagsrevision Ab började med specialrevisionen i februari och den presenterades för stadsstyrelsen den 13 april.
Revisorerna tittade på rutinerna då byggnadslov beviljades åren 2013-2014, de kartlade miljö- och byggnadsnämndens övervakning av bygglovsbeslut och företagskopplingar bland personer som är anställda inom byggnadstillsynen. Det gjordes också en stickprovsgranskning av bygglovsbeslut.
Målet var att kartlägga om det gjorts försummelser då bygglov hanterats inom byggnadstillsynen. Revisorerna kartlade också processer och rutiner så att staden säkert har en god förvaltning i framtiden.
Revisorerna ger också rekommendationer för hur fel och brister kan åtgärdas.
Revision = extra arbete
Leila Andersin säger att specialrevisionen har inneburit mycket extra arbete för tjänstemännen. De har varit tvungna att gräva fram gamla handlingar och gå genom dem på nytt.
- Resultatet är bra. Om man granskade vilken verksamhet som helst lika noggrant så skulle man hitta liknande brister där, det är jag övertygad om.
Andersin konstaterar att det finns en hel del som kan förbättras inom byggnadstillsynen, och säkert inom andra verksamheter också.
- Det är bra att revisorerna kom med förslag på vad vi ska ta itu med.
Diarieföringen måste bli bättre
I rapporten sägs det att det finns smärre brister i förvaltningsprocesserna. Försummelserna har ändå inte påverkat hur ärendena avgjorts.
Det finns brister i diarieföringen, alltså registreringen, av undantagslov. I det fallet föreslår revisorerna att man har enhetliga beskrivningar av processerna då ärenden diarieförs vid tekniska centralen.
Det behövs gemensam utbildning för att det ska lyckas. Ledningen ska konrollera att rutinerna följs.
Revisorerna efterlyser också ett elektroniskt system då kunderna ansöker om bygglov.
Platssyn
Revisorerna påpekar även att det är frågan om platssyn då arbetsgruppen för behandling av undantagslov besöker ett ställe där det behövs undantagslov. Då ska kunden ges tillfälle att vara med och besöket ska protokollföras.
Leila Andersin säger att Raseborgs stad har tagit i bruk det här i juli 2014.
Enskilda fall granskades
Hälften av specialrevisionen ägnades åt att gå igenom enskilda fall där det sagts att kunderna blivit orättvist behandlade och att det finns felaktigheter i behandlingen av byggloven.
Andersin berättar att det fanns 15 ärenden, men revisorerna granskade fem av dem.
Ett ärende gäller fastigheten Hedebo. Andersin säger att staden inte vill nämna kundernas namn i de fem fallen eftersom det inte är kunderna själva som lämnat in en anmärkning, utan det har Jerker Fagerholm gjort.
Ändringar glömdes bort
I fallet Hedebo hade byggnadsinspektören gjort ändringar i ritningarna enligt kundens önskemål. Då ska inspektören se till att samma ändringar görs i alla ritningsserier.
Inspektören gjorde inte ändringen i alla ritningar, och kunden fick den felaktiga ritningen hem.
- Vi måste skärpa oss och vara noggrannare, säger Andersin.
Revisorerna rekommenderar att inspektören skriver in i ritningen vem som gjort ändringen och när den är gjord, eller så begär man nya ritningar av kunden.
Leila Andersin kan inte säga om sådana fel händer ofta.
- Det händer kanske ibland då det är bråttom, det här är det enda fallet som kommit till byggnadstillsynens kännedom vad jag vet.
Inspektionen får inte äventyras
Ett annat av de fem fallen gäller fastigheten Lotsstugan. Revisorerna tycker att det skulle vara ändamålsenligt att meddela ägaren om att det ska göras en inspektion, men då får inte syftet med inspektionen äventyras.
Staden hade försummat att kontakta Lotsstugans ägare i det första skedet, men det korrigerades på stadens eget initiativ.
Svårtolkade lagar
Det är ingen enkel matematik att räkna ut om staden ska kontakta kunden eller inte. Leila Andersin berättar att det finns två lagar med delvis olika innehåll.
Markanvändnings- och bygglagen tillämpas i dessa ärenden. Den säger att byggnadstillsynsmyndigheterna har rätt att göra inspektioner för att kunna övervaka, men i ett annat moment i samma paragraf sägs det att om myndigheten också ska in i en byggnad så ska man meddela ägaren om det minst en dag i förväg.
- Det här är ju tolkningsbart, säger Andersin och berättar om förvaltningslagen som gör tolkingen ännu mera invecklad:
Förvaltningslagen säger att myndigheten ska meddela om inspektion i förväg om det inte äventyrar inspektionen.
Bedömning från fall till fall
- Det är klart att myndigheterna ska ha en så bra förvaltning som möjligt och då är det bra att ta hänsyn till folks privatliv. Det finns inga hinder att man meddelar om en inspektion, bara man inte äventyrar syftet med den. Man måste bedöma det från fall till fall.
Andersin säger att det är meningen att miljö- och byggnadsnämnden ska komma med riktlinjer för hur staden i fortsättningen ska hantera sådana fall.
Ingen ekonomisk skada
Revisorerna konstaterar att de inte hittat sådana försummelser som direkt skulle ha påverkat hur ärendena avgjordes eller att det skulle ha lett till ekonomisk skada.
De påpekar också att kunderna ska besvära sig om de är missnöjda med ett beslut och vill ha en objektiv juridisk bedömning.
Ingen har besvärat sig i de fem fallen som revisorerna tittade närmare på.
Förseelser förekommer över allt
Leila Andersin ser detta som förseelser som säkert förekommer hos varje kommun och myndighet.
- Det sker misstag när människor jobbar. Det kan bero på brådska, man hinner inte fundera utan ska fatta snabba beslut och då kan man göra misstag. Det är frågan om svåra regler som man kan tolka på många olika sätt. Man vet inte vad som är den absolut rätta tolkningen om man inte har HFD:s rättspraxis att ta till.
Leila Andersin påminner också att man ska besvära sig om man är missnöjd.
- Då får man en oberoende domstolsbedömning om ärendet behandlats lagligt eller inte. Det är svårt att göra något när ärendet tas upp flera år efteråt. Vi kan förstås göra så som vi gör nu och granska fallen och säga att inget gjordes fel, men det är inte en oberoende domstol som gör det.
Det är inte kunderna själva som reagerat på felaktigheter i de fem fall som granskats av revisorerna.
- Det är Jerker Fagerholms e-post som är grunden till det. Nämnden kan dra vissa riktlinjer, men vi ska komma i håg att den tjänsteman som jobbar med ärendet själv måste kunna bedöma hur situationen ska behandlas.
Bra påminna om god förvaltning
Specialrevisionen har inneburit mycket arbete för tjänstemännen vid sidan om de dagliga uppgifterna. Andersin säger ändå att det är bra att tjänstemännen blir påminda om vad som är en bra förvaltning och att saker kollas om det är mycket missnöje.
- Mycket missnöje är relativt. Det är några personer som uttryckt mycket missnöje, är det mycket missnöje? Det är ändå bra att kolla hur det är och en specialrevision är ett sätt att göra det. Jag är ändå personligen frustrerad över att det är frågan om gamla fall. Det är mycket arbete att gräva fram handlingar och gå igenom dem. Varför besvärade man sig inte om det var dåliga beslut? Det är svårt efteråt att få reda på om besluten var rätta eller inte.
Intern övervakning fungerar
Revisorerna konstaterade också att miljö- och byggnadsnämndens interna övervakning av ledande byggnadsinspektören Juhani Jormanainens beslut har varit tillräcklig och följer kommunallagen.
Bisysslotillstånd behövs inte
Revisionen visade att tre personer inom byggnadstillsynen haft egna företag utan bisysslotillstånd. Andersin säger att två av dem ännu arbetar på byggnadstillsynen och att de inte behöver bisysslotillstånd eftersom deras företag inte är verksamma.
Förslaget är att bisysslorna tas upp i utvecklingssamtal med chefen så att det varje år kontrolleras om det behövs ett tillstånd eller inte.
Ingen har favoriserats
Det gjordes stickprovsgranskning av bygglovsbeslut i specialrevisionen. Man ville kartlägga om det fanns planerare eller sökanden som favoriserats inom byggnadstillsynen.
Byggnadstillsynen hanterar cirka 800 ansökningar om året. Granskningen omfattade 56 ansökningar om bygglov från den 1 januari till den 16 juni 2014.
Granskningen gav inte revisorerna anledning till att tro att det skulle finnas misstankar om att vissa planerare eller sökanden skulle ha favoriserats framom andra av byggnadstillsynen.
15 000 euro + egen arbetsinsats
Specialrevisionen kostar 15 000 euro. Dessutom betalar staden för de egna arbetsinsatserna som är omkring fyra arbetsveckor under två månader.
- Jag vet inte hur stor summan är, säger Andersin, men vi är flera som jobbat med detta, så det blir flera tusen euro till.
Pressmeddelande på Raseborgs stads webbplats
Raseborgare rasar mot byggnadstillsynen
Det stormar kring byggnadstillsynen i Raseborg
Byggnadstillsynen i Raseborg ska bli ännu bättre
Anställda lämnar byggnadstillsynen i Raseborg
