Sukututkimukseen tilattavien todistusten toimitusta Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteristä joutuu tällä hetkellä jonottamaan peräti vuoden verran.
Suurin syy on mittava järjestelmä- ja työtapauudistus hiippakunnissa. Samaan aikaan sukututkimuksiin liittyvien kyselyjen määrä on kasvussa.
Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisterin johtaja Tuomas Palolan mukaan tällä hetkellä kirkossa on käynnissä kolme erilaista uudistusta.
Organisaatiouudistuksessa kirkonkirjojen pitovelvollisuus siirretään paikallisseurakunnilta isommille alueellisille yksiköille.
Toimintatapauudistuksen myötä on määrä lopettaa kirkonkirjojen tutkiminen paikkakunnilla. Jatkossa siirrytään valtakunnalliseen palveluun.
– Kolmantena meillä on järjestelmän tekninen uudistus, eli ihan puhtaasti järjestelmätekniikkaan liittyviä haasteita on ollut, Palola toteaa.
Hiippakunnan aluekeskusrekisteristä tilataan pääsääntöisesti kahdenlaisia rekisteritietoja. Sukuselvitystietoja tarvitaan esimerkiksi perunkirjoitusta varten. Lisäksi sukututkimukseen liittyvien asiakirjojen tilaukset ovat lisääntyneet.
– Tällä hetkellä meillä on asiakirjoihin kolmen kuukauden jono, ja sukututkimusasiakirjoihin kahdentoista kuukauden.
Sukututkijoiden uusi polvi
Pyyntöjen kasvavan määrän taustalla on uusi sukupolvi sukututkijoita, jotka ovat innostuneet sukututkimuksesta uusien digitaalisten sukupuupalveluiden sekä dna-tutkimusten kautta.
Tämä on tuonut mukanaan myös lieveilmiöitä.
Vaikka palvelu maksaa, halutaan hiippakunnan aluekeskusrekisteristä tietoja henkilöstä, josta olisi todennäköisesti saatavilla tietoa myös muualta ilmaiseksi.
– On totuttu siihen, että järjestelmissä se tieto on niin helposti löydettävissä ja esillä. Mutta näinhän ei näissä manuaalisissa tietosisällöissä asia kuitenkaan ole.
Kaikki tieto joudutaan useimmiten etsimään kirkonkirjoista kuvatuista tiedostoista käsin. Tämä on kirkon henkilökunnalle aikaa vievää. Lisäksi tiedon etsiminen ja tekstin tulkitseminen vaatii osaamista.
Palolan mukaan tietotekniikkaa osaavalta henkilöltä menee noin vuoden verran arkistotietojen kaivamisen oppimiseen. Ja vaikka palvelusta peritään maksu, se ei riitä kattamaan työstä aiheutuvia kustannuksia.
– Sukuselvitysten ja sukututkimusten tekeminen ei ole kirkolle mikään bisnes. Eli tappiolla tässä mennään jos ihan rehellisesti asiaa katsotaan, Palola toteaa.
Vuoden odotusaika on kohtuuton
Joka tiistai Seinäjoen Aallon kirjastoon kokoontuu joukko sukututkimuksesta kiinnostuneita. Paikan päällä ja verkon välityksellä Seinäjoen sukututkijat, Jaakko Ilkka -seura sekä Nurmoo-seura keskustelevat milloin minkäkin eri teeman innoittamana.
Seinäjoen sukututkijoiden puheenjohtaja Matti Mäen mukaan tyypillisin syy kiinnostua sukututkimuksesta on halu selvittää tuntemattomaksi jäänyt osa sukuhistoriasta. Perinteisesti tähän on löytynyt tietoa kirkonkirjoista.
Tämänhetkinen peräti vuoden odotusaika on kuitenkin Mäen mielestä turhauttava.
– Kyllähän se koetaan problemaattisena, että palvelu ostetaan ja sitten sitä ei kuitenkaan saa. Kieltämättä vähän kiusallinen tilanne, vaikkakin syyt taustalla ymmärretään, Mäki toteaa.
Suomen Sukututkimusseuran tarkoituksena on edistää suomalaista suku- ja henkilöhistorian tutkimusta, sekä toimia valtakunnallisena sukututkijoiden edunvalvojana.
Suomen sukututkimusseuran julkaisema päivitetty tietosuoja-ohjeistus nojaa Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tietosuoja-ohjeistuksessa otetaan kantaa myös pitkiin tietojen käsittelyaikoihin.
Ohjeistuksessa todetaan muun muassa että “lainsäätäjän asettama ehdoton takaraja tietopyynnön ratkaisemiseksi on yksi kuukausi. … Kun tietopyynnössä käyttötarkoitukseksi ilmoitetaan sukututkimus, se ei saa johtaa esimerkiksi siihen, että viranomainen syrjii sukututkijaa käsittelemällä tämä tietopyynnön muita tiedontarvitsijoita oleellisesti pitemmällä käsittelyajalla.”
Kirkon näkemys on kuitenkin se, että mitään juridista velvoitetta toimittaa sukututkijoiden tilaamia tietoja tietyn aikarajan puitteissa ei ole.
Tuomas Palolan mukaan resurssipulan vuoksi on priorisoitava sukuselvitykseen liittyvät asiakirjapyynnöt.
– Sukututkimukset eivät yleensä liity laillisten etujen toteuttamiseen, joten ne eivät ole aivan samassa prioriteettiluokassa. [Niiden selvityksiä] Tehdään siinä määrin kun on mahdollista, Palola toteaa.
Kirkonkirjojen tietokanta on ainutlaatuinen
Ennen vuonna 1923 voimaan astunutta uskonnonvapauslakia käytännössä lähes kaikkien väestötiedot kirjattiin kirkkojen toimesta kirkonkirjoihin.
Syntymätietojen ja kuolinpäivämäärien lisäksi arkistoista löytyy tietoa muun muassa muuttaneista, avioliitoista sekä ehtoolliseen osallistumisesta.
Tietoa on vain osattava etsiä, ja löytämisen jälkeen tulkita.
Tuomas Palola toteaa että Suomen väestötietojärjestelmä on maailman mittakaavassa ainutlaatuinen. Tietojen osalta se on sähköisessä tietokannassa täydellinen kuitenkin vasta noin vuodesta 1983 eteenpäin.
Kaikki aikaisempi aineisto on pääosin manuaalisessa tietokannassa. Tätä manuaalista tietokantaa siirretään sähköiseen vähä vähältä.
– Jossakin vaiheessa ollaan siinä tilanteessa että koko upea Suomalainen väestötietokanta on sähköisessä muodossa, mutta se on vuosien ellei vuosikymmenien työ, Palola toteaa.
Mitä ajatuksia juttu herätti? Voit osallistua keskusteluun maanantaihin 8.11. kello 23 saakka.
